Nhà cung cấp là hộ kinh doanh đã chuyển sang dùng số định danh cá nhân của chủ hộ, nhưng hóa đơn gửi cho bên mua vẫn ghi mã số thuế (MST) cũ. Bên mua lo các hóa đơn này không được tính vào chi phí được trừ và không biết có phải đòi nhà cung cấp thay thế toàn bộ hay không. Dưới đây là cách kiểm tra trạng thái từng hóa đơn, chia nhóm theo mốc thời gian và xử lý theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Sản phẩm: Pinance giúp phát hành và quản lý hóa đơn điện tử. Hướng dẫn dưới đây nhìn từ vai người mua (quản trị hóa đơn đầu vào, ghi chú rủi ro, đối soát). Khi anh/chị là bên bán thì hóa đơn điều chỉnh, thay thế cũng lập trên Pinance (hoặc phần Pinvoice).
1. Dấu hiệu thường gặp
Kế toán bên mua thường phát hiện theo trình tự sau:
- Vẫn nhận hóa đơn của nhà cung cấp là hộ kinh doanh ghi MST cũ.
- Tra cứu trên cổng thuế thấy MST cũ đã đồng bộ sang số định danh cá nhân (số căn cước công dân) của chủ hộ.
- Nhà cung cấp vẫn xuất hóa đơn theo MST cũ thay vì số định danh.
- Số hóa đơn cần xem lại nhiều, bên mua không rõ:
– hóa đơn đã nhận có bị loại khỏi chi phí được trừ không;
– có phải yêu cầu nhà cung cấp thay thế toàn bộ từ thời điểm đồng bộ đến nay không;
– có cách nào an toàn hơn thay thế hàng loạt không.
Hệ quả nếu làm vội: đưa vào chi phí được trừ hóa đơn còn chưa rõ mã số thuế người bán; hoặc ngược lại, đòi thay thế hàng trăm hóa đơn khi chưa kiểm tra trạng thái trên hệ thống của cơ quan thuế, tốn thời gian cả hai bên.
2. Các bước xử lý theo quy định và thực tế vận hành
Bước 1 — Kiểm tra trạng thái từng hóa đơn trước khi quyết định thay thế hàng loạt
Đừng bắt đầu bằng yêu cầu “thay hết từ đầu năm”. Hãy lấy danh sách hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp đó và tra trạng thái trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế (đã cấp mã, đã nhận dữ liệu, trạng thái bất thường…).
Nguyên tắc: xem trạng thái hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế trước; nếu dữ liệu đã ghi nhận đầy đủ thì chưa vội kết luận phải thay toàn bộ hóa đơn đã nhận, đồng thời vẫn nhắc nhà cung cấp cập nhật cách xuất cho các hóa đơn tiếp theo.
Bước 2 — Hiểu vì sao đây là rủi ro “MST, định danh người bán”
Với hộ kinh doanh, mã số thuế là số định danh cá nhân của chủ hộ (Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 Điều 11 khoản 1); hộ kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước đây dùng số định danh cá nhân làm mã số thuế (Thông tư 90/2026/TT-BTC Điều 37 khoản 2). Khi hệ thống thuế đã đồng bộ mà phần mềm hoặc nhà cung cấp vẫn ghi MST cũ lên hóa đơn mới, đó là tín hiệu sai sót mã số thuế người bán — cần xử lý theo quy định về sai sót hóa đơn điện tử, không tự ý “hủy” hóa đơn đã gửi.
Khung xử lý sai sót hiện hành (từ 01/07/2026): Thông tư 91/2026/TT-BTC Điều 10 — không hủy HĐ đã gửi; tùy mức sai có thể thông báo 04/SS, điều chỉnh, hoặc thay thế. Sai mã số thuế người bán (với hộ kinh doanh là số định danh cá nhân của chủ hộ) thuộc trường hợp điều chỉnh hoặc thay thế (Điều 10 khoản 1 điểm b); riêng hóa đơn từ máy tính tiền lập sai thì lập hóa đơn thay thế (Điều 10 khoản 1 điểm c). Nếu chỉ sai tên, địa chỉ mà không sai mã số thuế thì người bán thông báo theo Mẫu 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn (Điều 10 khoản 1 điểm a).
Bước 3 — Chia hóa đơn theo mốc thời gian: trước và sau thời điểm đồng bộ rõ ràng
Lập bảng đơn giản:
| Nhóm | Mô tả | Việc ưu tiên |
|---|---|---|
| A | Hóa đơn lập khi tra cứu công khai vẫn thể hiện MST cũ hoặc chưa rõ đã đồng bộ | Giữ kết quả tra cứu tại thời điểm đó; đưa vào sổ kèm ghi chú rủi ro; hỏi nhà cung cấp và cơ quan thuế quản lý nếu cần |
| B | Hóa đơn lập sau khi đã thấy đồng bộ sang số định danh nhưng nhà cung cấp vẫn ghi MST cũ | Ưu tiên yêu cầu NCC xử lý sai sót (điều chỉnh/thay thế) theo Điều 10 TT 91; có thỏa thuận người mua–người bán khi quy định yêu cầu |
| C | Hóa đơn sắp nhận, kỳ tới | Kiểm tra ngay khi nhận: chỉ nhận hóa đơn ghi đúng định danh đang hiệu lực |
Cách này tránh phản xạ “thay thế tất cả” khi chưa tách được nhóm A và nhóm B.
Bước 4 — Bên mua làm gì (danh mục kiểm tra vận hành)
- Ghi chú rủi ro trên từng hóa đơn của nhà cung cấp trong sổ mua vào (Pinance hoặc sổ nội bộ), ghi rõ nhóm A, B hay C.
- Hóa đơn của nhà cung cấp là hộ kinh doanh là hóa đơn bán hàng, không phải hóa đơn giá trị gia tăng, nên bên mua không khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào từ các hóa đơn này (Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 Điều 11 khoản 2, Điều 14 khoản 2 điểm a; Nghị định 254/2026/NĐ-CP Điều 8). Việc cần giữ là chi phí được trừ: chưa vội đưa hóa đơn nhóm B vào chi phí được trừ khi mã số thuế người bán còn chưa rõ, vì khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định (Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 67/2025/QH15 Điều 9 khoản 1 điểm c).
- Gửi nhà cung cấp văn bản hoặc email: (a) kết quả tra cứu cho thấy đã đồng bộ sang số định danh; (b) yêu cầu cập nhật thông tin phát hành; (c) xử lý sai sót các hóa đơn nhóm B theo TT 91 Điều 10.
- Nếu nhà cung cấp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế: nhận hóa đơn mới, khớp cặp gốc–mới, cập nhật sổ mua vào và hồ sơ chi phí theo hóa đơn mới.
- Với hóa đơn đã “Đã cấp mã” và dữ liệu trên hệ thống của cơ quan thuế đầy đủ: ghi chú lý do giữ và nguồn tra cứu, sẵn sàng giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra; kết quả cuối cùng căn cứ vào kết luận của cơ quan thuế.
Bước 5 — Bên bán (nhà cung cấp là hộ kinh doanh) cần làm gì (để bên mua nhắc đúng)
- Cập nhật thông tin đăng ký và phần mềm hóa đơn điện tử để xuất đúng số định danh đang hiệu lực.
- Với HĐ đã lập sai định danh: chọn nhánh điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 10 TT 91 (và thỏa thuận với người mua khi cần).
- Không “xóa im” hóa đơn đã có trên hệ thống CQT.
3. Kết quả sau khi làm đủ bước
Làm đủ các bước trên, bộ phận mua hàng và kế toán thường có:
- Bảng chia nhóm A, B, C thay cho một yêu cầu thay thế hàng loạt.
- Nhà cung cấp được nhắc xuất đúng định danh từ kỳ tới.
- Các hóa đơn rủi ro cao (nhóm B) đi vào quy trình xử lý sai sót có kiểm soát; sổ mua vào (Pinance hoặc sổ nội bộ) còn dấu vết hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
- Mỗi hóa đơn có trạng thái, ghi chú và việc tiếp theo, kế toán không còn rối vì số lượng nhiều.
4. Ghi nhớ
- Cổng thuế đã đồng bộ sang số định danh chưa có nghĩa nhà cung cấp đã xuất đúng trên mọi hóa đơn — phải đối chiếu từng hóa đơn và cách phát hành của nhà cung cấp.
- Thay thế hàng loạt chỉ là một trong các lựa chọn sau khi đã chia hóa đơn theo mốc thời gian và đọc Điều 10, chưa phải phản xạ mặc định.
- Bên mua kiểm soát được phần sổ, ghi chú rủi ro và chưa đưa vào chi phí được trừ khi chưa rõ; phần sửa chứng từ gốc thuộc nghĩa vụ người bán.
5. Nguồn
- Thông tư 91/2026/TT-BTC Điều 10 — xử lý hóa đơn điện tử lập sai (hiệu lực 01/07/2026)
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP — khung hóa đơn điện tử hiện hành (hiệu lực 01/07/2026)
- Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15
- Thông tư 90/2026/TT-BTC — đăng ký thuế (hiệu lực 01/07/2026, thay thế Thông tư 86/2024/TT-BTC); Điều 37: hộ kinh doanh dùng số định danh cá nhân làm mã số thuế
- Đọc thêm: Nhận hóa đơn đầu vào: 7 bước kiểm tra trước khi đưa vào khấu trừ GTGT
6. Danh mục kiểm tra (dán chỗ nhập hóa đơn đầu vào)
- [ ] Tra cứu nhà cung cấp: MST cũ đã đồng bộ sang số định danh chưa?
- [ ] Lọc toàn bộ hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp trong khoảng thời gian rủi ro
- [ ] Tra trạng thái từng hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế
- [ ] Ghi chú rủi ro trên sổ mua vào — Pinance hoặc sổ nội bộ (nhóm A, B, C)
- [ ] Chưa đưa vào chi phí được trừ nhóm còn tranh cãi mã số thuế người bán
- [ ] Gửi email hoặc công văn nhắc nhà cung cấp cập nhật phát hành và xử lý sai sót theo TT 91 Điều 10
- [ ] Nhận hóa đơn điều chỉnh, thay thế → khớp cặp gốc–mới → cập nhật sổ
- [ ] Giữ bằng chứng tra cứu (ảnh, PDF đã làm sạch thông tin thừa)
7. Việc tiếp theo
Nếu anh/chị đang nhận nhiều hóa đơn từ hộ kinh doanh: hãy lập cột ghi chú rủi ro định danh người bán trên sổ mua vào (thủ công hoặc trường ghi chú trên Pinance) trước kỳ kê khai. Pinance giúp quản trị hóa đơn đầu vào, đối soát và (khi anh/chị là bên bán) phát hành hóa đơn điều chỉnh, thay thế trong cùng hệ thống. Phần Pinvoice dùng được khi tách riêng bước xuất hóa đơn.
Đọc kèm: 7 bước kiểm tra hóa đơn đầu vào trước khấu trừ — danh mục kiểm tra trước khi kê khai.
Khi nhà cung cấp phải xử lý chứng từ: xem thêm 3 nhánh 04/SS – điều chỉnh – thay thế (Điều 10 TT 91).
