Kê khai GTGT từ dữ liệu hóa đơn điện tử: danh mục kiểm tra khớp bán ra – mua vào – tờ khai
Nhiều SME đã “có đủ HĐĐT” trên phần mềm — PDF, XML, danh sách xuất trong tháng — nhưng tờ khai GTGT vẫn lệch so với sổ bán ra / mua vào, hoặc so với dữ liệu trên hệ thống cơ quan thuế (CQT). Vấn đề thật: HĐ đủ mà tờ khai sai kỳ / sai bộ chứng từ.
Dữ liệu hóa đơn điện tử là đầu vào để đối soát trước khi lập tờ khai. Pinance hỗ trợ phát hành + quản lý để bạn khớp ba lớp trước khi nộp.
Sản phẩm: Pinance bao quát phát hành + quản lý hóa đơn điện tử (xuất HĐ, đối soát, sổ sách, công nợ/GTGT). Pinvoice là sản phẩm tập trung phát hành trong hệ sinh thái PVS — dùng khi bạn chỉ cần luồng xuất/ký/gửi.
Neo đối soát & đầu vào:
1) Vấn đề thường gặp: HĐĐT đủ nhưng tờ khai GTGT lệch / sai kỳ
Ba lớp hay không trùng nhau cùng một lúc:
| Lớp | Bạn đang nhìn gì | Dễ lệch khi… |
|---|---|---|
| Phát hành nội bộ | Danh sách HĐ đã lập trên phần mềm / MTT | HĐ nháp, gửi lỗi, chưa có phản hồi CQT vẫn “tính như đã xuất” |
| Sổ quản trị | Bán ra / mua vào / công nợ–GTGT | Gắn sai kỳ, quên HĐ điều chỉnh–thay thế, Excel lệch hệ thống |
| Tờ khai GTGT | Số liệu mang đi nộp | Lấy theo “cảm giác tháng này” thay vì danh sách đã khớp 3 lớp |
Sai kỳ phổ biến:
- Người bán đưa HĐ vào tờ khai theo thói quen “ngày khách thanh toán” thay vì thời điểm lập (tinh thần NĐ 254 — đối chiếu đúng điều trên PDF).
- Người mua khấu trừ khi mới có PDF, trong khi trạng thái CQT / XML chưa ổn định, hoặc đang chờ bên bán xử lý sai sót (TT 91 Điều 10).
- HĐ điều chỉnh / thay thế bị kê trùng với gốc, hoặc kê nhầm kỳ (người bán vs người mua phản ánh khác mốc — đối chiếu TT 91 Điều 10 khoản 6 trên văn bản gốc).
Danh mục kiểm tra dưới đây không “khỏi phạt”. Nó giúp bạn thấy lệch sớm trước hạn nộp.
2) Căn cứ pháp lý: GTGT + HĐĐT
Khung nên để cạnh màn hình khi chốt tờ khai:
- Luật thuế GTGT số 48/2024/QH15 (HL 01/07/2025) — khấu trừ, phương pháp tính thuế, điều kiện đầu vào. Tra cứu kèm 93/VBHN-VPQH (hợp nhất).
Công báo Luật 48 · VBHN 93: https://congbao.chinhphu.vn/van-ban/van-ban-hop-nhat-so-93-vbhn-vpqh-45990.htm - NĐ 254/2026/NĐ-CP (HL 01/07/2026) — hóa đơn, chứng từ điện tử; liên hệ thời điểm lập / dữ liệu gửi CQT.
Văn bản gốc: NĐ 254/2026/NĐ-CP - TT 91/2026/TT-BTC (HL 01/07/2026) — đăng ký/sử dụng HĐĐT; xử lý sai sót; phản ánh kỳ khi điều chỉnh/thay thế.
Văn bản gốc: TT 91/2026/TT-BTC - Mẫu tờ khai GTGT hiện hành trên cổng khai thuế / PDF thông tư hướng dẫn khai thuế — đối chiếu mẫu tờ khai GTGT hiện hành trên PDF.
Khi kê khai, mở đúng mẫu đang áp dụng cho phương pháp của bạn (khấu trừ / trực tiếp…) rồi điền số liệu từ danh sách HĐ đã chốt.
Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 là khung kê khai–nộp chung — đọc kèm khi cần thủ tục, không thay Luật GTGT về điều kiện khấu trừ.
3) Danh mục kiểm tra trước nộp: bán ra · mua vào · trạng thái CQT
Làm trước hạn nộp 2–3 ngày làm việc (nhịp gợi ý — điều chỉnh theo khối lượng HĐ của bạn).
A. Bán ra (người bán)
- [ ] Xuất danh sách HĐĐT đầu ra trong kỳ: số, ký hiệu, ngày lập, MST người mua, tiền hàng, thuế, loại (gốc / điều chỉnh / thay thế).
- [ ] Loại khỏi danh sách mang đi kê: nháp, gửi lỗi, chờ phản hồi, HĐ đã bị thay thế mà bạn định kê trùng gốc.
- [] Khớp tổng thuế đầu ra với sổ bán ra / công nợ–GTGT trên Pinance (hoặc sổ nội bộ tương đương).
- [] Đối chiếu nhanh với dữ liệu đã có trên hệ thống CQT / TCCDV — xem bài đối soát với CQT.
- [ ] Ghi chú HĐ lệch kỳ / đang xử lý sai sót — không nhét vào tờ khai kỳ này nếu chưa đủ căn cứ.
B. Mua vào (người mua — nếu đang PP khấu trừ)
- [ ] Ưu tiên XML / dữ liệu điện tử, không chỉ PDF/ảnh.
- [] Chạy 7 bước đầu vào: MST, trạng thái CQT, khớp chứng từ nội bộ, loại trừ HĐ đang 04/SS–điều chỉnh–thay thế chưa xong.
- [ ] Chỉ đưa vào nhóm “xem xét khấu trừ kỳ này” khi đủ điều kiện theo Luật GTGT + trạng thái HĐ ổn định theo loại hình.
- [ ] Tách nhóm nông sản / bảng kê (nếu có) — không gộp cùng cột HĐĐT thông thường.
C. Trạng thái CQT trước khi điền tờ khai
- [] Ba lớp (phát hành – sổ – CQT) đã thống nhất trên danh sách chốt, hoặc đã có phương án xử lý rõ (ví dụ đang thay thế theo TT 91 Điều 10).
- [ ] Mở mẫu tờ khai GTGT hiện hành trên PDF / cổng — điền theo hướng dẫn mẫu, lấy số từ danh sách đã chốt, không đoán mã chỉ tiêu từ blog.
- [] Lưu biên nhận nộp + bộ đối soát nội bộ (Excel/export Pinance) kèm tờ khai — phòng giải trình.
Trả lời ngắn: HĐĐT đủ ≠ tờ khai đúng. Chốt bán ra theo thời điểm lập + trạng thái CQT; mua vào theo HĐ hợp lệ đã nhận và đủ điều kiện khấu trừ; mở PDF mẫu tờ khai hiện hành rồi mới điền đúng chỉ tiêu.
4) Sai thường gặp + link bài đối soát / đầu vào
| Sai | Vì sao lệch | Việc nên làm |
|---|---|---|
| Kê theo “đã xuất trên phần mềm” | Phần mềm ≠ CQT đã có | Đối soát 3 lớp trước nộp |
| Khấu trừ khi mới có PDF | Thiếu trạng thái / XML / chứng từ khớp | 7 bước đầu vào |
| Kê trùng gốc + điều chỉnh/thay thế | Quên liên kết chứng từ | Tách danh sách; phản ánh đúng kỳ theo TT 91 (đối chiếu Đ10) |
| Kéo HĐ tháng sau vào tháng này | Sai mốc lập / nhận | Khóa danh sách trước hạn; ghi nhật ký lệch |
| “Pinance / phần mềm kê thay là xong” | Nhầm vai trò sản phẩm | DN/HKD chịu trách nhiệm tờ khai; Pinance hỗ trợ đối soát dữ liệu HĐ |
Khi đã lệch sau nộp: quay về nhánh sai sót HĐ (04/SS / điều chỉnh / thay thế) rồi điều chỉnh tờ khai theo đúng quy định khai thuế — không “sửa cảm tính” trên một file Excel rồi thôi.
5) Giao cắt phương pháp trực tiếp ↔ khấu trừ
Đổi PP GTGT và kê khai từ dữ liệu HĐĐT là hai việc khác nhau:
- Đang trực tiếp: không mặc định khấu trừ đầu vào như PP khấu trừ; vẫn cần khớp doanh thu / HĐ đầu ra với tờ khai đúng mẫu PP đang áp dụng (đối chiếu mẫu trên PDF).
- Sang khấu trừ: đầu vào chỉ xem xét từ kỳ đã kê theo PP mới và HĐ đủ điều kiện — đừng “gộp ngược” kỳ còn trực tiếp nếu không có căn cứ.
- Chu kỳ ổn định PP, điều kiện đổi, tờ khai kỳ đầu PP mới: đọc bài riêng — Đổi GTGT trực tiếp sang khấu trừ & đăng ký HĐĐT.
Việc chọn phương pháp cho trường hợp cụ thể nên trao đổi với kế toán hoặc đại lý thuế.
6) Việc tiếp theo
- Đối soát với CQT · 7 bước đầu vào · Đổi PP GTGT + ĐK HĐĐT · bài tổng hợp https://pinance.vn/blog/
- Pinance hỗ trợ phát hành + quản lý HĐĐT để đối soát bán ra–mua vào–trạng thái CQT trước khi bạn kê.
Nguồn
- Luật 48/2024/QH15 · 93/VBHN-VPQH — Công báo (link mục 2)
- NĐ 254/2026 · TT 91/2026 — Công báo (link mục 2)
- Bài liên quan: đối soát · đầu vào · đổi PP GTGT (đường dẫn trong bài)
Pingback: Tờ khai GTGT: Thông tư 89 thay Thông tư 80 từ kỳ nào? - PINANCE | Phần mềm hóa đơn điện tử
Pingback: Phân bổ GTGT đầu vào dùng chung: công thức tỷ lệ doanh thu theo Luật 48 và Nghị định 181 - PINANCE | Phần mềm hóa đơn điện tử