Luồng phát hành hóa đơn điện tử: lập, ký số, gửi và cấp mã theo Nghị định 254
Cập nhật ngày 06/10/2026: ghi rõ nhánh có mã gửi hóa đơn cho người mua sau khi nhận mã (Nghị định 254/2026/NĐ-CP Điều 12 khoản 3, Điều 15 khoản 3) và nhánh máy tính tiền cuối ngày gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế (Điều 15 khoản 3).
Đã đăng ký xong, đang xuất hóa đơn — vẫn dễ nhầm bước: ký rồi gửi hóa đơn cho người mua trước khi có mã; kê khai hóa đơn chưa hợp lệ; hoặc lẫn luồng có mã, không mã và máy tính tiền.
Bài này tổng hợp luồng chuẩn lập → ký số → gửi / cấp mã hoặc chuyển dữ liệu → gửi hóa đơn cho người mua → lưu trạng thái, neo Nghị định 254/2026/NĐ-CP Điều 12–16 và Thông tư 91/2026/TT-BTC Điều 15 (nhánh từng lần phát sinh). Phần chọn hình thức hóa đơn và đăng ký 01/ĐKTĐ có ở các bài riêng (link bên dưới).
Sản phẩm: Pinance bao quát phát hành + quản lý hóa đơn điện tử (xuất, theo dõi trạng thái cấp mã / chuyển dữ liệu, đối soát, sổ sách). Pinvoice là phần tập trung phát hành (xuất, ký, gửi).
Bài liên quan:
- Chọn hình thức hóa đơn: có mã, không mã hay máy tính tiền
- Đăng ký hóa đơn điện tử mẫu 01/ĐKTĐ và sinh trắc
- Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 254
- Hóa đơn từ máy tính tiền: đăng ký và truyền dữ liệu CQT
- Đối soát hóa đơn với cơ quan thuế
- Xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo Thông tư 91
1) Kiểm tra trước phát hành — đã chấp nhận 01/ĐKTĐ chưa?
| Trạng thái | Việc làm | Không làm gì |
|---|---|---|
| Chưa nộp / đang sửa 01/ĐKTĐ | Hoàn tất đăng ký + sinh trắc khi hệ thống yêu cầu | “Xuất tạm” đại trà |
| Đã nộp, chưa có 01/TB-ĐKĐT chấp nhận | Chờ thông báo chấp nhận; đọc lý do nếu từ chối | Coi “đã nộp” = được xuất hàng loạt |
| Đã chấp nhận | Chốt đúng hình thức đã đăng ký → vào luồng dưới | Đổi hình thức ngoài hồ sơ đang hiệu lực |
Đã nộp ≠ đã chấp nhận. Chỉ phát hành hàng loạt sau 01/TB-ĐKĐT chấp nhận. Danh mục kiểm tra từ chối / chờ duyệt: Đăng ký hóa đơn điện tử mẫu 01/ĐKTĐ và sinh trắc. Chọn hình thức: Chọn hình thức hóa đơn: có mã, không mã hay máy tính tiền.
2) Ba nhánh luồng sau khi đã chấp nhận ĐK
| Nhánh | Luồng ngắn (NĐ 254) | Việc hay quên |
|---|---|---|
| Có mã (Đ12 + Đ15) | Lập đủ nội dung Đ10 → ký số → gửi CQT (trực tiếp HTQL thuế hoặc qua TCCDV) → nhận mã → gửi người mua ngay sau khi có mã → lưu trạng thái | Giao khách trước khi có mã |
| Không mã (Đ13 + Đ16) | Lập → ký số → gửi người mua (thỏa thuận GDT) → chuyển dữ liệu CQT đúng phương thức/hạn | Tưởng “không mã = khỏi gửi CQT” |
| MTT (Đ15 + bài MTT) | Lập tại máy → cuối ngày gửi dữ liệu hóa đơn (khởi tạo từ máy tính tiền) đến CQT → đối soát phản hồi | Nhầm MTT với cấp mã từng tờ kiểu có mã thường xuyên |
Đối tượng từng nhánh: xem bài chọn hình thức hóa đơn + Điều 6. Hộ kinh doanh trên ngưỡng: neo 01 tỷ (có mã hoặc MTT — một trong hai), không tin “đã nâng lên 3 tỷ”: Hộ kinh doanh quanh ngưỡng 01 tỷ: hóa đơn có mã hoặc máy tính tiền.
3) Nhánh có mã — lập → ký → gửi cấp mã → gửi hóa đơn cho người mua (Đ12 · Đ15)
3.1. Lập và ký số
- Lập hóa đơn đủ nội dung bắt buộc Điều 10 (tên/ký hiệu/số HĐ; người bán–mua; hàng hóa–thuế; thời điểm lập; thời điểm ký số; mã CQT khi đã cấp…).
- Ký số của người bán (DN/tổ chức = chữ ký số tổ chức; cá nhân = chữ ký số cá nhân hoặc người được ủy quyền). Người mua không nhất thiết ký số, trừ khi hai bên thỏa thuận (Đ10.1.e).
- Thời điểm lập neo Điều 9 — chi tiết: Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Điều 9 NĐ 254. Nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập: thể hiện cả hai theo quy định; thời điểm gửi cấp mã / chuyển dữ liệu chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập (trừ bảng tổng hợp / bảng chi tiết giao dịch theo Đ16) — đối chiếu Phụ lục NĐ 254.
3.2. Gửi để cấp mã
- Gửi trực tiếp Hệ thống thông tin quản lý thuế, hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (Đ12.1).
- Điều kiện cấp mã (Đ12.2.a): đủ Đ10 · đúng định dạng · đúng thông tin đăng ký · không thuộc trường hợp ngừng sử dụng HĐ có mã.
- Hệ thống cấp mã của Cục Thuế tự động cấp mã và gửi trả kết quả cho người gửi (Đ12.2.b).
Lưu ý thời gian cấp mã: văn bản chỉ nói hệ thống tự động cấp mã và trả kết quả ; con số “trong X phút / trong ngày” trên mạng không có căn cứ cho luồng Đ12 thường xuyên.
3.3. Gửi người mua sau khi có mã
Người bán gửi hóa đơn đã được cấp mã cho người mua ngay sau khi nhận hóa đơn có mã (Đ12.3 · Đ15.3). Phương thức gửi–nhận theo thỏa thuận, phù hợp luật giao dịch điện tử.
4) Nhánh không mã — gửi người mua + chuyển dữ liệu CQT (Đ13 · Đ16)
- Lập trên phần mềm → ký số → gửi người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận (Đ13).
- Chuyển dữ liệu đến CQT (trực tiếp hoặc qua TCCDV) theo Đ16.3:
| Phương thức | Áp dụng (tóm tắt) | Hạn chính |
|---|---|---|
| Bảng tổng hợp (a.1) | Một số lĩnh vực (bưu chính–viễn thông, bảo hiểm, tài chính–NH, vận tải HK, chứng khoán…; điện–nước có mã KH/MST; NCC nước ngoài qua nền tảng…) | Chậm nhất hạn tờ khai GTGT tháng/quý |
| Bảng thông tin chi tiết giao dịch (a.2) | Dịch vụ điểm r khoản 4 Điều 9 | Theo mẫu / kỳ tháng hoặc quý |
| Đầy đủ nội dung hóa đơn (a.3) | Trường hợp không thuộc a.1 | Gửi người mua và gửi CQT chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập |
Không suy “không mã = khỏi gửi CQT”. Hạn “ngày LV tiếp theo” ở Đ16.3.a.3 là hạn chuyển dữ liệu — tách với thời gian cấp mã Đ12.
5) Nhánh MTT — cuối ngày gửi dữ liệu (Đ15)
Với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: cuối ngày gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế (Đ15.3), trừ trường hợp điểm r khoản 4 Điều 9 → phương thức/thời điểm theo Đ16.3.a.2.
Đăng ký–truyền dữ liệu MTT có bài riêng: Hóa đơn từ máy tính tiền: đăng ký và truyền dữ liệu.
6) Danh mục kiểm tra tiêu thức + trạng thái sau gửi
Trước gửi cấp mã / chuyển dữ liệu
- [ ] Đã có 01/TB-ĐKĐT chấp nhận (không chỉ “đã nộp”)
- [ ] Hình thức đúng hồ sơ ĐK (có mã / không mã / MTT)
- [ ] Đủ nội dung Đ10; chứng thư số đúng chủ thể ĐK
- [ ] Thời điểm lập đúng Đ9; thời điểm ký số hiển thị đúng quy định
- [ ] Không thuộc trạng thái ngừng sử dụng HĐ có mã (nếu nhánh có mã)
Trạng thái nên lưu trên phần mềm
| Trạng thái | Ý nghĩa vận hành |
|---|---|
| Đã lập | Đủ dữ liệu nghiệp vụ, chưa/đang ký |
| Chờ mã | Đã gửi CQT/TCCDV, chưa nhận kết quả cấp mã |
| Đã cấp mã | Có mã CQT: mới gửi hóa đơn cho người mua (nhánh có mã) |
| Đã gửi người mua | Đã giao theo thỏa thuận |
| Đã chuyển dữ liệu | Nhánh không mã / MTT đã gửi CQT đúng phương thức |
| Lỗi / từ chối | Xem Đ14 — không “xuất tạm” tự do |
7) Sự cố cấp mã / truyền dữ liệu (Đ14) — thời gian khắc phục theo thông báo
| Tình huống | Việc làm theo Đ14 | Không làm gì |
|---|---|---|
| Người bán gặp sự cố không dùng được HĐ có mã | Liên hệ CQT hoặc TCCDV; trong thời gian xử lý có thể đến CQT để dùng HĐ có mã | Tự “xuất tạm” ngoài quy định |
| Hệ thống cấp mã CQT sự cố | Cục Thuế kích hoạt dự phòng, thông báo công khai phạm vi / thời điểm bắt đầu / dự kiến khắc phục; ủy quyền TCCDV cấp mã khi cần | Tự đoán “bao lâu thì xong” ngoài thông báo Cục Thuế |
| Lỗi hạ tầng TCCDV | TCCDV thông báo người bán, phối hợp Cục Thuế; khắc phục và hỗ trợ gửi cấp mã trong thời gian ngắn nhất | Đổ lỗi cho khách / bỏ qua đối soát |
| HTQL thuế lỗi — chưa nhận HĐ không mã | Tạm chưa chuyển dữ liệu; trong 02 ngày làm việc sau thông báo hệ thống bình thường → chuyển dữ liệu | Giữ lại vô thời hạn sau khi hệ thống đã lên |
| Bất khả kháng (Luật QL thuế 108/2025 Đ4.21) | Trong 03 ngày làm việc sau khắc phục được lập–gửi; ghi sổ + lưu chứng minh | Coi mọi trễ hạn là bất khả kháng |
8) Mục phụ — hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh (TT 91 Đ15)
Chỉ khi thuộc diện NĐ 254 điểm a.2.5 / b.1.5 khoản 2 Điều 6 (từng lần phát sinh, gồm trường hợp đang giải trình hoặc bổ sung tài liệu) và làm thủ tục theo TT 91 Điều 15 (mẫu 06/ĐN-PSĐT); hồ sơ đăng ký thường xuyên đang chờ duyệt vẫn đi theo luồng Điều 12:
- Gửi đơn 06/ĐN-PSĐT (Phụ lục III TT 91) + lập HĐ trên HTQL thuế.
- Nộp đủ thuế / khoản phát sinh trên hóa đơn (nếu thuộc diện phải nộp) trước khi CQT cấp mã.
- Sau khi nộp đủ (nếu có): chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, CQT cấp mã trên hóa đơn (TT 91 Đ15.đ).
Lưu ý: hạn “ngày làm việc tiếp theo” này không áp cho mọi hóa đơn có mã luồng Đ12 thường xuyên; hạn đó chỉ áp từng lần phát sinh sau khi nộp đủ thuế (nếu có).
9) Sau phát hành
- Đối soát trạng thái CQT: Đối soát hóa đơn với cơ quan thuế trước khi kê khai
- Sai sót / điều chỉnh / thay thế (04/SS): Xử lý hóa đơn điện tử lập sai theo Điều 10 TT 91
- Lệch kỳ / thời điểm lập: Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Điều 9 NĐ 254
Pinance hỗ trợ phát hành và theo dõi trạng thái cấp mã / chuyển dữ liệu / đối soát sau khi ĐK đã chấp nhận. Pinvoice khi chỉ cần luồng xuất–ký–gửi.
