Cập nhật ngày 10/11/2026.
Bài này dành cho cá nhân và chủ hộ kinh doanh ký hợp đồng với nhiều bên. Bạn sẽ biết tệp PDF đã ký trên PSign gồm những gì và cách tự kiểm tra tệp còn đúng bản các bên đã ký.
Trả lời nhanh
- Mọi người ký xong, hợp đồng chuyển sang «Đã ký đủ» và mỗi người ký nhận email báo hoàn thành.
- Tệp PDF đã ký có thêm một trang xác nhận, ghi các bên tham gia, cách xác nhận và giờ ký.
- Mở mục «Xác minh hợp đồng», chọn tệp PDF để biết tệp đúng bản đã ký và chưa bị sửa.
Một biên bản giao nhận hàng cần chữ ký của chủ hộ, bên giao và bên nhận (ví dụ tự dựng). Bản giấy đi qua ba nơi, có bản thiếu một chữ ký, có bản bị ghi thêm tay. Đến khi cần đối chiếu, không ai chắc bản nào đúng.
Mọi người ký trên cùng một tệp PDF
Bạn soạn hợp đồng từ một tệp PDF, đặt ô ký cho từng người và gửi theo thứ tự. Phụ lục được ghép sau hợp đồng chính và được ký cùng hợp đồng.
Người ký mở email mời, nhập mã xác nhận gửi qua email, đánh dấu đồng ý, rồi vẽ hoặc gõ chữ ký vào ô của mình. Ký xong, người ký thấy «Bạn đã ký xong hợp đồng này.» và xem được «Bản đã ký».
Trang hợp đồng hiện số người đã ký trên tổng số: «0/3 đã hoàn tất» lúc vừa gửi, «3/3 đã hoàn tất» khi ký đủ.
Tệp PDF đã ký gồm những gì
Khi đủ chữ ký, hợp đồng chuyển sang «Đã ký đủ». Mỗi người ký nhận email «Hợp đồng đã hoàn thành», còn bên gửi nhận email «Hợp đồng đã hoàn tất».
Tệp PDF đã ký tải về từ PSign có thêm một trang «Bản xác nhận hoàn tất» ở cuối. Trang ghi các bên tham gia, cách xác nhận và giờ ký của từng người.
Cách xác nhận được ghi rõ trên trang này: «xác nhận điện tử theo thỏa thuận giữa các bên (OTP + thao tác chấp thuận + hình ảnh chữ ký)».
Thẻ «Hoạt động» trên trang hợp đồng ghi từng lần mời và từng lần ký theo thứ tự, kèm giờ.
Tự kiểm tra tệp còn đúng bản đã ký
- Lấy đúng tệp PDF đã ký tải về từ PSign, không dùng ảnh chụp hay bản quét.
- Mở mục «Xác minh hợp đồng» trong PSign, chọn thẻ «Tôi có tệp hợp đồng», bấm «Chọn tệp» và chọn tệp PDF.
- Đọc kết quả: «Hợp đồng này là bản thật và chưa bị sửa» nghĩa là tệp trùng bản PSign đã ghi nhận khi ký.
Trang ghi rõ tệp không được tải lên máy chủ. Trình duyệt chỉ tính «dấu vân tay» của tệp và gửi đúng dãy đó đi.
Nếu trang báo «Hệ thống không có hồ sơ nào khớp với tệp này.», tệp có thể không được phát hành qua PSign, hoặc đã bị sửa sau khi tải về. Bạn xin lại bên gửi tệp PDF đã ký tải từ PSign.
Lưu hồ sơ sau khi ký
- Lưu đúng tệp PDF tải về từ PSign. Tệp bị sửa dù một ký tự thì trang không còn báo «bản thật và chưa bị sửa».
- Ảnh chụp hay tệp ảnh đổi đuôi thành PDF không kiểm được.
- Đặt tên tệp theo loại giấy tờ và ngày ký để dễ tìm, ví dụ «bien-ban-giao-nhan-10-11-2026.pdf».
Trang kiểm tra xác nhận dữ liệu kỹ thuật và sự kiện PSign ghi lại khi ký. Nội dung điều khoản và thẩm quyền của người ký, các bên tự đọc và tự kiểm tra.
Lưu ý
- Thêm phụ lục cùng lúc với tệp chính, trước khi bấm «Lưu nháp» lần đầu.
- Dùng tệp PDF tải về từ PSign để kiểm tra, không dùng bản in rồi quét lại.
- Người đã ký xong mở lại email mời cũng không ký lại lần nữa.
- Kết quả nói về tệp và việc ký; nội dung hợp đồng vẫn do các bên tự đọc.
Một số loại văn bản thường gửi ký trên PSign
Mục này nêu ba loại: hợp đồng thuê nhà ở, hợp đồng dịch vụ hoặc mua bán hàng hóa, và biên bản bàn giao. Hợp đồng lao động không nằm trong phạm vi bài này.
Hợp đồng thuê nhà ở
Thuê nhà ở không bắt buộc công chứng hay chứng thực, trừ khi các bên muốn làm (Luật Nhà ở 2023, Điều 164 khoản 2). Chủ nhà và người thuê ở xa vẫn gửi hợp đồng PDF qua email hoặc đường dẫn; người thuê nhập mã xác nhận gửi qua email rồi ký, xong có một tệp PDF đủ chữ ký hai bên. Nếu thuê mặt bằng không phải nhà ở (ki-ốt, nhà xưởng) thì nên hỏi luật sư về hình thức hợp đồng.
Hợp đồng dịch vụ, báo giá, mua bán hàng hóa
Hợp đồng dịch vụ hay mua bán hàng hóa thì gửi ký từ xa được. Bạn đưa hợp đồng hoặc báo giá lên thành tệp PDF, thêm người ký theo thứ tự, mỗi người nhập mã xác nhận gửi qua email rồi ký. Ký xong là một tệp PDF đủ chữ ký các bên, có lịch sử ký đi kèm. Đây là chữ ký điện tử xác nhận qua email, không phải chữ ký số dùng để khai thuế hay ký hóa đơn điện tử.
Biên bản bàn giao, giao nhận, nghiệm thu
Biên bản giao nhận mà thiếu chữ ký một bên thì lúc có hàng lỗi khó đối chiếu. Bạn gửi biên bản PDF cho các bên ký lần lượt, mỗi người nhập mã xác nhận gửi qua email. Ký xong có một tệp PDF đủ chữ ký, xem lại được và có lịch sử ký. Biên bản chỉ ghi nhận việc bàn giao, không thay hợp đồng; nghiệm thu công trình có quy định riêng thì hỏi người chuyên môn trước.
Lưu ý với cả ba loại trên: mua bán, tặng cho, thế chấp nhà ở hay chuyển nhượng, thế chấp quyền sử dụng đất thì luật bắt buộc công chứng hoặc chứng thực, PSign không thay được.
Tải mẫu văn bản
Mỗi mẫu là văn bản tham khảo, bạn tự điều chỉnh theo thực tế. Ô thông tin các bên có sẵn ô email để nhận thư mời ký.
- Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa / tài sản / mặt bằng: tải bản Word · tải bản PDF
- Mẫu hợp đồng cung ứng dịch vụ / mua bán hàng hóa: tải bản Word · tải bản PDF
Việc cần làm tiếp
Lần tới cần nhiều bên ký, bạn soạn tệp PDF, gửi ký trên PSign và lưu tệp đã ký vào hồ sơ. Mỗi khi nhận lại tệp, bạn kiểm ở mục «Xác minh hợp đồng» trước khi lưu.
Nếu doanh nghiệp đã dùng Pinvoice hoặc Pinance, đừng tạo tài khoản mới: tài khoản mới sẽ thuộc một doanh nghiệp khác, tách khỏi đồng nghiệp của bạn. Hãy đăng nhập bằng tài khoản đang có, rồi gửi đề nghị cấp quyền P-Sign.
Hỏi đáp
Tệp PDF đã ký có ghi ai ký và ký lúc nào không?
Có. Trang «Bản xác nhận hoàn tất» ở cuối tệp ghi các bên tham gia, cách xác nhận và giờ ký của từng người.
Người ký xác nhận bằng cách nào?
Người ký nhập mã xác nhận gửi qua email, đánh dấu đồng ý, rồi vẽ hoặc gõ chữ ký.
Khi kiểm tra, tệp hợp đồng có bị gửi lên máy chủ không?
Không. Trang ghi tệp không được tải lên máy chủ; trình duyệt chỉ tính «dấu vân tay» của tệp và gửi dãy đó đi.
Trang kiểm tra có xác nhận nội dung hợp đồng đúng không?
Không. Trang xác nhận dữ liệu kỹ thuật và sự kiện ký mà PSign ghi lại. Nội dung điều khoản do các bên tự đọc.
Đọc thêm
- Tệp PDF hợp đồng đã ký có bị sửa không: cách kiểm tra trên PSign
- Giới thiệu PSign trên trang chủ pinance.vn
