Cập nhật ngày 26/10/2026.
Sát hạn khai thuế quý III/2026, nhiều kế toán gặp cùng một việc: hóa đơn đầu vào chưa thấy trên cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, hoặc chưa tải được file về. Bài này nói cần kiểm tra gì, lấy hóa đơn bằng cách nào ngoài cổng thuế, và nếu chưa có hóa đơn kịp hạn thì quy định xử lý thế nào.
Trả lời ngắn: cổng thuế không phải nơi duy nhất để lấy hóa đơn. Người mua có quyền tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử từ người bán, và người bán có nghĩa vụ công khai cách tra cứu, nhận file gốc. Hạn nộp tờ khai quý III/2026 là thứ Hai 02/11/2026.
Hạn khai thuế quý III/2026 là thứ Hai 02/11/2026
Khoản 3 Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định: «Đối với loại thuế khai theo quý, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.» Với quý III/2026, ngày đó là 31/10/2026.
31/10/2026 rơi vào thứ Bảy. Khoản 7 Điều 3 Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định ngày cuối cùng của thời hạn «trùng với ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ đó», nên hạn nộp là thứ Hai 02/11/2026.
Lấy hóa đơn bằng cách nào: xin file gốc từ người bán
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- Người mua có quyền «Yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn hợp pháp» (điểm a khoản 1 Điều 18) và «Tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán» (điểm c khoản 1 Điều 18).
- Người bán có nghĩa vụ «Công khai cách thức tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán tới người mua hàng hóa, dịch vụ» (điểm d khoản 2 Điều 17).
Vì vậy, khi chưa lấy được hóa đơn trên cổng thuế, bạn liên hệ người bán để xin file gốc hóa đơn hoặc đường dẫn, mã tra cứu mà người bán đã công khai.
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: người bán gửi hoặc cho đường dẫn, mã QR
Khoản 4 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định: «Người bán gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử và các hình thức khác) hoặc cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn điện tử.»
Với hóa đơn máy tính tiền, bạn hỏi lại người bán tin nhắn, thư điện tử, đường dẫn hoặc mã QR của hóa đơn đó.
Tra cứu trên hệ thống của cơ quan thuế và khi hệ thống tạm ngừng
- Người mua hàng hóa, dịch vụ là một trong các bên được sử dụng thông tin hóa đơn điện tử (điểm a khoản 2 Điều 36 Nghị định 254/2026/NĐ-CP), và khai thác thông tin từ hóa đơn điện tử «theo các nội dung thông tin từ Hệ thống thông tin quản lý thuế» (khoản 1 Điều 37).
- Khi cơ quan thuế tạm ngừng cung cấp thông tin, Cục Thuế thông báo trên trang thông tin điện tử về hóa đơn điện tử, nêu khoảng thời gian dự kiến phục hồi (khoản 3 Điều 38 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
Nếu không tra cứu được, bạn xem thông báo trên trang thông tin điện tử về hóa đơn điện tử của cơ quan thuế trước. Cách tra cứu, tải trên cổng thì thực hiện theo hướng dẫn trên cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Trường hợp hóa đơn đầu vào cụ thể vẫn không tìm thấy, bạn hỏi người bán và hỏi cơ quan thuế quản lý.
Đơn vị hạch toán phụ thuộc, bên được ủy quyền tra cứu
Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC có mục 9 «Thông tin đơn vị hạch toán phụ thuộc cần cấp quyền tra cứu hóa đơn» và mục 9a «Thông tin đơn vị được ủy quyền tra cứu hóa đơn». Nếu đơn vị phụ thuộc hoặc bên được ủy quyền của bạn cần tra cứu hóa đơn, bạn kiểm tra lại hai mục này trên Tờ khai Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) đã nộp; chưa rõ thì hỏi cơ quan thuế quản lý.
Nhận được hóa đơn rồi: giữ file XML
- Hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML, gồm thành phần dữ liệu nghiệp vụ và thành phần chữ ký số; hóa đơn có mã có thêm thành phần mã của cơ quan thuế (khoản 1, khoản 2 Điều 3 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
- Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu, «phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu» (khoản 2 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
- Hóa đơn chuyển đổi ra giấy để ghi sổ kế toán «không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán» (điểm b.2 khoản 4 Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
Bản PDF hay bản in là bản thể hiện nội dung hóa đơn. Khi xin hóa đơn từ người bán, bạn xin kèm file XML để lưu trữ.
Chưa có hóa đơn đầu vào kịp hạn khai
Điểm đ khoản 1 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 quy định thuế giá trị gia tăng đầu vào phát sinh trong tháng, quý nào thì kê khai, khấu trừ trong tháng, quý đó. Trường hợp phát hiện số thuế giá trị gia tăng đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai, sót thì được khai thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế.
Quy định này nói về thuế đầu vào được khấu trừ, nên liên quan người nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Nếu bạn là hộ, cá nhân kinh doanh khai thuế theo tỷ lệ trên doanh thu, hoặc trường hợp của bạn có chi tiết khác, bạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý cách xử lý trước khi nộp tờ khai.
Danh mục kiểm tra trước 02/11/2026
- Xem thông báo của cơ quan thuế trên trang thông tin điện tử về hóa đơn điện tử, nếu có tạm ngừng.
- Liệt kê hóa đơn đầu vào chưa lấy được, gửi người bán xin file gốc (XML) hoặc đường dẫn, mã tra cứu.
- Hóa đơn máy tính tiền: xin lại tin nhắn, thư điện tử, đường dẫn hoặc mã QR.
- Đơn vị phụ thuộc, bên được ủy quyền tra cứu: kiểm tra mục 9, 9a Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT đã đăng ký.
- Hóa đơn chưa có kịp hạn: đối chiếu nguyên tắc tại điểm đ khoản 1 Điều 14 Luật 48/2024/QH15; trường hợp chưa rõ thì hỏi cơ quan thuế quản lý.
Nếu bạn còn vướng ở bước nào, cứ để lại câu hỏi ở phần bình luận bên dưới; các tình huống chưa có quy định rõ, bạn nên hỏi cơ quan thuế quản lý bằng văn bản. Pinance không phải đại lý thuế, bài viết chỉ chia sẻ kiến thức để bạn tự quyết định.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP: khoản 4 Điều 10; điểm d khoản 2 Điều 17; điểm a, điểm c khoản 1 Điều 18; khoản 2, điểm b.2 khoản 4 Điều 5; điểm a khoản 2 Điều 36; khoản 1 Điều 37; khoản 3 Điều 38.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC: khoản 1, khoản 2 Điều 3; Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT mục 9, 9a.
- Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15: điểm đ khoản 1 Điều 14.
- Nghị định 252/2026/NĐ-CP: khoản 7 Điều 3; khoản 3 Điều 10.
