Lưu trữ XML và PDF hóa đơn điện tử: giữ file nào, bao lâu
Thanh tra hỏi hóa đơn năm trước. Thư mục chỉ còn ảnh Zalo. PDF in ra không đủ thay thông điệp dữ liệu. Bài này tách XML, PDF và bản chuyển đổi giấy.
Pinance giúp phát hành và quản lý hóa đơn điện tử; Pinvoice là phần xuất, ký và gửi hóa đơn.
Sơ đồ xử lý
Tóm tắt các bước: Có hóa đơn → giữ XML gốc → PDF chỉ để đọc → cần giấy thì chuyển đổi đúng thể thức → bản giấy không thay XML → lưu đủ thời hạn luật kế toán.
Lời thường
XML là dữ liệu gốc. Người bán giữ XML đầu ra. Người mua giữ XML đầu vào. Mất XML là mất chứng từ điện tử, dù còn PDF.
PDF là bản thể hiện. Dùng để đọc, gửi nội bộ, đối chiếu mắt. Không lấy PDF Zalo làm bản duy nhất.
Thời hạn. Nghị định 254 yêu cầu lưu trữ dạng thông điệp dữ liệu, toàn vẹn, sẵn sàng in và tra cứu. Thời hạn cụ thể theo pháp luật kế toán — đối chiếu điều đang hiệu lực, không lấy số năm từ bài blog khác.
Pinance giúp quản lý sổ và file hóa đơn theo tài khoản được cấp; doanh nghiệp lưu trữ chứng từ theo quy định tại cơ quan có thẩm quyền.
Hộ kinh doanh: sổ, sao kê, chứng từ có phải in ra không
Không bắt buộc in. Hộ kinh doanh được chọn lưu tài liệu kế toán, gồm hóa đơn, chứng từ (sao kê, giấy nộp tiền, thông báo sai sót…) và sổ kế toán (sổ doanh thu, sổ kho, sổ tiền), trên phương tiện điện tử hoặc bằng bản giấy (khoản 1 Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC). Thời hạn lưu tối thiểu 05 năm; riêng hóa đơn lưu theo pháp luật thuế (khoản 2 Điều 3).
Nếu chỉ lưu bản điện tử thì cần bảo đảm an toàn, bảo mật, không sửa được và tra cứu, in ra được khi cơ quan thuế yêu cầu (khoản 6 Điều 18, khoản 7 Điều 26 Luật Kế toán, văn bản hợp nhất số 41/VBHN-VPQH năm 2026). Hóa đơn điện tử lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu như phần trên. Nên sao lưu thêm một bản ngoài máy đang dùng.
Hộp căn cứ pháp lý
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP Điều 5: lưu trữ thông điệp dữ liệu; chuyển đổi ra giấy khi thanh tra, kiểm tra, điều tra hoặc ghi sổ. Bản giấy dùng ghi sổ không có giá trị giao dịch, thanh toán.
- Thời hạn lưu: Luật Kế toán — đối chiếu PDF điều đang hiệu lực; với hộ kinh doanh, Thông tư 152/2025/TT-BTC Điều 3 ghi tối thiểu 05 năm, riêng hóa đơn theo pháp luật thuế.
Hộp lưu ý
- Xóa mail nhà cung cấp không có nghĩa đã lưu XML.
- Máy tính cá nhân không backup không phải quy trình lưu trữ.
- Bản chuyển đổi giấy phải ghi đủ nội dung chuyển đổi theo nghị định — không chỉ bấm in.
Danh mục kiểm tra / việc tiếp
- [ ] Thư mục XML đầu ra / đầu vào tách năm.
- [ ] Backup ra ngoài máy xuất.
- [] PDF chỉ là bản đọc, không thay XML.
- [ ] Khi cơ quan hỏi: mang XML + khả năng in, không chỉ ảnh chụp.
Việc đọc tiếp
- XML khác PDF khi khấu trừ: xem luôn hộp trên bài này.
- Bảy bước đầu vào:
/hoa-don-dau-vao-7-buoc-truoc-khau-tru/
