Lưu trữ XML và PDF hóa đơn điện tử: giữ file nào, bao lâu

Thanh tra hỏi hóa đơn năm trước. Thư mục chỉ còn ảnh Zalo. PDF in ra không đủ thay thông điệp dữ liệu. Bài này tách XML, PDF và bản chuyển đổi giấy.

Pinance: phát hành + quản lý hóa đơn điện tử. Pinvoice: module xuất, ký, gửi. Không thay cơ quan thuế. Không kê khai hộ. Không đối soát tự động. Không cam kết khỏi phạt. Không phát hiện giả mạo tự động. Không kết nối Tổng cục Thuế theo thời gian thực.

Nhân vật dẫn: Anh Kế (host thao tác).

Lượt đồ xử lý

flowchart TD
  A[Hóa đơn đã lập hoặc đã nhận] --> B[Giữ XML gốc]
  B --> C[Giữ PDF thể hiện nếu cần đọc]
  C --> D{Cần bản giấy?}
  D -->|Thanh tra kiểm tra ghi sổ| E[Chuyển đổi ra giấy đúng thể thức]
  D -->|Không| F[Không in cho có]
  E --> G[Bản giấy không thay XML]
  F --> H[Lưu đủ thời hạn pháp luật kế toán]
  G --> H
  H --> I[Sẵn sàng tra cứu in]

ASCII: Có hóa đơn → giữ XML gốc → PDF chỉ để đọc → cần giấy thì chuyển đổi đúng thể thức → bản giấy không thay XML → lưu đủ thời hạn luật kế toán.

Lời thường

XML là dữ liệu gốc. Người bán giữ XML đầu ra. Người mua giữ XML đầu vào. Mất XML là mất chứng từ điện tử, dù còn PDF.

PDF là bản thể hiện. Dùng để đọc, gửi nội bộ, đối chiếu mắt. Không lấy PDF Zalo làm bản duy nhất.

Thời hạn. Nghị định 254 yêu cầu lưu trữ dạng thông điệp dữ liệu, toàn vẹn, sẵn sàng in và tra cứu. Thời hạn cụ thể theo pháp luật kế toán — đối chiếu điều đang hiệu lực, không lấy số năm từ bài blog khác.

Thành thật: Pinance giúp quản lý sổ và file theo tài khoản được cấp. Pinance không phải kho lưu trữ pháp lý thay doanh nghiệp.

Hộp căn cứ pháp lý

• Nghị định số 254/2026/NĐ-CP Điều 5: lưu trữ thông điệp dữ liệu; chuyển đổi ra giấy khi thanh tra, kiểm tra, điều tra hoặc ghi sổ. Bản giấy dùng ghi sổ không có giá trị giao dịch, thanh toán.
• Thời hạn lưu: Luật Kế toán — đối chiếu PDF điều đang hiệu lực, không chốt số năm trên bài này.

Hộp lưu ý

• Xóa mail nhà cung cấp không có nghĩa đã lưu XML.
• Máy tính cá nhân không backup không phải quy trình lưu trữ.
• Bản chuyển đổi giấy phải ghi đủ nội dung chuyển đổi theo nghị định — không chỉ bấm in.

Checklist / việc tiếp

• [ ] Thư mục XML đầu ra / đầu vào tách năm.
• [ ] Backup ra ngoài máy xuất.
• [ ] PDF chỉ là bản đọc, không thay XML.
• [ ] Khi cơ quan hỏi: mang XML + khả năng in, không chỉ ảnh chụp.

Việc đọc tiếp

• XML khác PDF khi khấu trừ: xem luôn hộp trên bài này.
• Bảy bước đầu vào: /hoa-don-dau-vao-7-buoc-truoc-khau-tru/