Hợp đồng nhiều người ký: gửi lần lượt qua email, theo dõi đến khi ký đủ

Cập nhật ngày 10/11/2026.

Bài này dành cho chủ hộ kinh doanh, chủ doanh nghiệp và kế toán cần nhiều người ký một hợp đồng. Bạn sẽ biết cách gửi lần lượt từng người qua email trên PSign và xem ai đã ký, ai chưa.

Một hợp đồng thuê kho cần ba người ký: chủ hộ kinh doanh, giám đốc bên thuê và kế toán bên thuê (ví dụ tự dựng). Gửi bản giấy đi từng nơi, bạn khó biết bản đang nằm ở ai và ai chưa ký. Trên PSign, bạn gửi một lần và luôn thấy đang tới lượt ai.

Tạo tài khoản PSign

Chuẩn bị tệp PDF và danh sách người ký

Hợp đồng chính là một tệp PDF. Phụ lục và tệp đính kèm thêm ở ô riêng, ngay bên dưới ô tệp chính.

Với mỗi người ký, bạn cần họ tên và email. Sắp sẵn danh sách theo đúng thứ tự ký, ví dụ: chủ hộ ký trước, giám đốc bên thuê ký sau, kế toán ký cuối.

Soạn và gửi hợp đồng trên PSign

Bấm «Soạn hợp đồng». Màn soạn có năm bước: «Thông tin», «Tài liệu», «Các bên», «Thiết kế», «Xác nhận & gửi». Trong các bước này, bạn làm những việc sau:

1. Đặt tên hợp đồng.
2. Chọn tệp PDF hợp đồng, thêm phụ lục nếu có, rồi bấm «Lưu nháp» để giữ bản đang soạn.
3. Thêm từng người ký theo thứ tự và chọn «Tuần tự — từng người một, theo thứ tự bên dưới».
4. Chọn cách ký «Chữ ký tay (cần ô ký)», rồi đặt ô ký cho từng người trên tệp.
5. Đánh dấu ô xác nhận và bấm «Gửi hợp đồng». Hợp đồng chuyển sang «Đã gửi».

Người ký nhận email theo đúng lượt

Màn gửi ghi rõ: «Chỉ những người ở bước 1 được gửi email ngay. Các bước sau sẽ được mời tự động khi bước trước hoàn tất.» Người thứ hai nhận email mời khi người thứ nhất ký xong, người thứ ba cũng vậy.

Người ký mở email mời và đi qua bốn bước trên trang ký: «1. Xác thực email», «2. Nhập OTP», «3. Đồng ý & ký», «4. Hoàn tất». Cụ thể:

• Nhập email của mình và mã truy cập.
• Bấm «Gửi mã OTP tới email» và nhập mã xác nhận vừa nhận.
• Đánh dấu đồng ý, rồi vẽ hoặc gõ chữ ký vào ô ký.

Ký xong, người ký thấy «Bạn đã ký xong hợp đồng này.» và xem được «Bản đã ký». Mở lại email mời, họ không ký lại lần nữa.

Theo dõi đến khi ký đủ

Trang hợp đồng hiện thứ tự «Bước 1», «Bước 2», «Bước 3». Người đang giữ lượt có nhãn «đang chờ», người sau có nhãn «chưa tới lượt».

Số người đã ký hiện ngay trên trang, ví dụ «0/3 đã hoàn tất» lúc vừa gửi. Khi có người ký, hợp đồng chuyển sang «Đang ký». Ký đủ thì hợp đồng chuyển sang «Đã ký đủ», kèm «3/3 đã hoàn tất».

Thẻ «Hoạt động» ghi từng lần mời và từng lần ký theo thứ tự, kèm giờ. Khi ký đủ, mỗi người ký nhận email «Hợp đồng đã hoàn thành», còn bên gửi nhận email «Hợp đồng đã hoàn tất».

Người ký chưa mở email? Bạn bấm «Nhắc ký». Người ký nhận email nhắc kèm mã truy cập mới, và mã trong email trước không dùng được nữa.

Tạo tài khoản PSign

Việc cần làm tiếp

Trước khi gửi, bạn chuẩn bị tệp PDF hợp đồng cùng họ tên, email của từng người ký theo đúng thứ tự. Sau đó tạo tài khoản PSign để soạn và gửi.

Tạo tài khoản mới

Nếu doanh nghiệp đã dùng Pinvoice hoặc Pinance, đừng tạo tài khoản mới: tài khoản mới sẽ thuộc một doanh nghiệp khác, tách khỏi đồng nghiệp của bạn. Hãy đăng nhập bằng tài khoản đang có, rồi gửi đề nghị cấp quyền P-Sign.

Hỏi đáp

Người ký thứ hai có nhận email trước khi người thứ nhất ký không?

Không. Với thứ tự «Tuần tự», người ở bước sau chỉ nhận email mời khi bước trước hoàn tất.

Người ký xác nhận chữ ký bằng cách nào?

Người ký nhập email và mã truy cập, nhận mã xác nhận gửi qua email, nhập mã đó, rồi vẽ hoặc gõ chữ ký.

Làm sao biết hợp đồng đã ký đủ?

Hợp đồng chuyển sang «Đã ký đủ», kèm số người đã ký trên tổng số, ví dụ «3/3 đã hoàn tất». Mỗi người ký nhận email «Hợp đồng đã hoàn thành».

Người ký không tìm thấy email mời thì làm gì?

Bạn bấm «Nhắc ký». Người ký nhận email nhắc kèm mã truy cập mới; mã trong email trước không dùng được nữa.

Người đã ký có ký lại được không?

Không. Mở lại email mời, người ký chỉ thấy «Bạn đã ký xong hợp đồng này.» và xem được «Bản đã ký».

Đọc thêm

• Người ký từ chối, xin sửa hoặc chuyển lượt ký: bên gửi làm gì tiếp
• Tệp PDF hợp đồng đã ký có bị sửa không: cách kiểm tra trên PSign
• Giới thiệu PSign trên trang chủ pinance.vn