PSign: ký hợp đồng điện tử với nhiều bên
Cần nhiều người cùng ký một hợp đồng, và muốn biết đã ký đủ chưa?
PSign giúp bạn soạn hợp đồng dạng tệp PDF và gửi lần lượt từng người ký qua email. Bạn theo dõi được đến khi mọi người đã ký đủ.
Người ký xác nhận bằng mã gửi qua email.
Nếu doanh nghiệp đã dùng Pinvoice hoặc Pinance, đừng tạo tài khoản mới: tài khoản mới sẽ thuộc một doanh nghiệp khác, tách khỏi đồng nghiệp của bạn. Hãy đăng nhập bằng tài khoản đang có, rồi gửi đề nghị cấp quyền P-Sign.
Ba tình huống gửi ký trên PSign
Mục này nêu ba loại: hợp đồng thuê nhà ở hoặc mặt bằng, hợp đồng dịch vụ hoặc mua bán hàng hóa (kể cả báo giá), và biên bản bàn giao.
Thuê nhà hoặc mặt bằng
Thuê nhà ở không bắt buộc công chứng hay chứng thực, trừ khi các bên muốn làm (Luật Nhà ở 2023, Điều 164 khoản 2). Chủ nhà và người thuê ở xa gửi hợp đồng dạng tệp PDF; mỗi người nhập mã xác nhận gửi qua email rồi ký. Ký xong có một tệp PDF đủ chữ ký hai bên.
Nếu thuê mặt bằng không phải nhà ở (ki-ốt, nhà xưởng), nên hỏi luật sư về hình thức hợp đồng.
Đọc thêm: Hộ kinh doanh thuê mặt bằng: cần ký những giấy tờ gì · Hợp đồng nào ký điện tử được, hợp đồng nào phải ra công chứng
Dịch vụ, báo giá, mua bán hàng hóa
Hợp đồng dịch vụ hay mua bán hàng hóa thì gửi ký từ xa được. Bạn đưa hợp đồng hoặc báo giá lên thành tệp PDF, thêm người ký theo thứ tự, mỗi người nhập mã xác nhận gửi qua email rồi ký. Ký xong là một tệp PDF đủ chữ ký các bên, có lịch sử ký đi kèm.
Đọc thêm: Hợp đồng giấy qua nhiều tay, khó biết đã đủ chữ ký và còn nguyên
Biên bản bàn giao
Biên bản giao nhận mà thiếu chữ ký một bên thì lúc có hàng lỗi khó đối chiếu. Bạn gửi biên bản PDF cho các bên ký lần lượt, mỗi người nhập mã xác nhận gửi qua email. Ký xong có một tệp PDF đủ chữ ký, xem lại được và có lịch sử ký. Biên bản chỉ ghi nhận việc bàn giao, không thay hợp đồng; nghiệm thu công trình có quy định riêng thì hỏi người chuyên môn trước.
Đọc thêm: Hợp đồng giấy qua nhiều tay, khó biết đã đủ chữ ký và còn nguyên
Cách ký trên PSign
Gửi nhiều người ký lần lượt
Bạn soạn hợp đồng từ một tệp PDF, thêm từng người ký theo thứ tự và chọn «Tuần tự — từng người một, theo thứ tự bên dưới». Người ở bước 1 nhận email mời trước; người sau nhận email khi người trước ký xong.
Bạn theo dõi được ai đã ký, ai chưa, đến khi hợp đồng chuyển sang «Đã ký đủ».
Bạn lưu được mẫu hợp đồng để dùng lại cho lần sau.
Đọc thêm: Hợp đồng nhiều người ký: gửi lần lượt qua email, theo dõi đến khi ký đủ
Một tệp PDF đủ chữ ký các bên
Mọi người ký trên cùng một tệp PDF. Người ký mở email mời, nhập mã xác nhận gửi qua email, rồi vẽ hoặc gõ chữ ký vào ô của mình.
Khi đủ chữ ký, tệp PDF tải về có thêm một trang xác nhận ở cuối, ghi các bên tham gia, cách xác nhận và giờ ký của từng người. Thẻ «Hoạt động» ghi từng lần mời và từng lần ký.
Đọc thêm: Hợp đồng giấy qua nhiều tay, khó biết đã đủ chữ ký và còn nguyên
Tự kiểm tra tệp PDF
Mở mục «Xác minh hợp đồng», chọn «Tôi có tệp hợp đồng», rồi chọn tệp PDF đã ký tải về từ PSign.
Tệp không được tải lên máy chủ. Trình duyệt chỉ tính «dấu vân tay» của tệp — tức dãy ký tự tính ra từ nội dung tệp — và gửi đúng dãy đó đi. Trang cho biết tệp có đúng bản đã ký và chưa bị sửa, kèm người ký và giờ ký.
Trang này xác nhận dữ liệu kỹ thuật và sự kiện PSign ghi lại khi ký. Nội dung điều khoản do các bên tự đọc. Đây không phải công chứng điện tử.
Đọc thêm: Tệp PDF hợp đồng đã ký có bị sửa không: cách kiểm tra trên PSign
Nếu doanh nghiệp đã dùng Pinvoice hoặc Pinance, đừng tạo tài khoản mới: tài khoản mới sẽ thuộc một doanh nghiệp khác, tách khỏi đồng nghiệp của bạn. Hãy đăng nhập bằng tài khoản đang có, rồi gửi đề nghị cấp quyền P-Sign.
PSign không dùng cho
PSign xác nhận chữ ký bằng mã gửi qua email. Đây là chữ ký điện tử xác nhận qua email, không phải chữ ký số dùng để khai thuế hay ký hóa đơn điện tử.
PSign không dùng để ký hợp đồng lao động.
PSign không dùng cho giấy tờ mà luật bắt buộc công chứng hoặc chứng thực. Ví dụ: mua bán, tặng cho, thế chấp nhà ở, chuyển nhượng hoặc thế chấp quyền sử dụng đất. Những giấy tờ này làm tại tổ chức hành nghề công chứng, hoặc chứng thực đúng thủ tục.
Công chứng điện tử do công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Trang kiểm tra của PSign không phải công chứng điện tử.
Đọc thêm: Hợp đồng nào ký điện tử được, hợp đồng nào phải ra công chứng
Bài hướng dẫn PSign trên pinance.vn
- Hợp đồng nào ký điện tử được, hợp đồng nào phải ra công chứng
- Hộ kinh doanh thuê mặt bằng: cần ký những giấy tờ gì
- Hợp đồng giấy qua nhiều tay, khó biết đã đủ chữ ký và còn nguyên
- Hợp đồng nhiều người ký: gửi lần lượt qua email, theo dõi đến khi ký đủ
- Tệp PDF hợp đồng đã ký có bị sửa không: cách kiểm tra trên PSign
- Người ký từ chối, xin sửa hoặc chuyển lượt ký: bên gửi làm gì tiếp
Việc cần làm tiếp
Bạn đối chiếu giấy tờ với bài Hợp đồng nào ký điện tử được, hợp đồng nào phải ra công chứng. Giấy tờ không thuộc nhóm phải công chứng thì điền thông tin và email các bên, lưu thành tệp PDF, rồi gửi ký trên PSign.
Nếu doanh nghiệp đã dùng Pinvoice hoặc Pinance, đừng tạo tài khoản mới: tài khoản mới sẽ thuộc một doanh nghiệp khác, tách khỏi đồng nghiệp của bạn. Hãy đăng nhập bằng tài khoản đang có, rồi gửi đề nghị cấp quyền P-Sign.