Cập nhật ngày 10/11/2026.
Bài này dành cho cá nhân và chủ hộ kinh doanh sắp ký hợp đồng thuê nhà, mua bán hay đặt cọc. Bạn sẽ biết loại nào ký điện tử được, loại nào phải công chứng hoặc chứng thực.
Trả lời nhanh
- Thuê nhà ở không phải công chứng, trừ khi các bên muốn.
- Mua bán, tặng cho, thế chấp nhà ở và chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải công chứng hoặc chứng thực.
- Thuê mặt bằng không phải nhà ở, đặt cọc, giấy ủy quyền: nên hỏi luật sư hoặc công chứng viên.
Ví dụ tự dựng: chủ hộ kinh doanh thuê thêm một gian nhà làm kho. Chủ nhà ở tỉnh khác. Bạn muốn ký từ xa, nhưng chưa chắc giấy nào ký điện tử được, giấy nào phải mang ra công chứng.
Khi luật khác không cấm, hoặc không quy định, thì áp dụng Luật Giao dịch điện tử
Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 áp dụng từ ngày 01/07/2024. Theo Điều 1 khoản 3 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15: khi luật khác quy định được thực hiện bằng phương tiện điện tử, hoặc không quy định, thì áp dụng luật này. Khi luật khác quy định không được thực hiện bằng phương tiện điện tử, thì làm theo luật đó.
Theo Điều 23 khoản 1, chữ ký điện tử không bị phủ nhận chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử.
Khi luật bắt buộc công chứng, chứng thực, bản điện tử chỉ đáp ứng khi được công chứng hoặc chứng thực đúng thủ tục (Điều 9 khoản 2). Vì vậy, việc đầu tiên là xem giấy tờ của bạn có thuộc nhóm phải công chứng hay không.
Bảng tra giấy tờ hay gặp của cá nhân và hộ kinh doanh
| Giấy tờ | Luật nói gì | Căn cứ |
|---|---|---|
| Hợp đồng thuê, mượn, ở nhờ nhà ở | Không phải công chứng, chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu | Điều 164 khoản 2 Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 |
| Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất | Công chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên | Điều 27 khoản 3 điểm b Luật Đất đai số 31/2024/QH15 |
| Mua bán, thuê mua, tặng cho, đổi, góp vốn, thế chấp nhà ở | Phải công chứng hoặc chứng thực, trừ các trường hợp luật liệt kê riêng | Điều 164 khoản 1 và khoản 2 Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 |
| Chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất | Phải công chứng hoặc chứng thực, trừ các trường hợp tại điểm b | Điều 27 khoản 3 điểm a Luật Đất đai số 31/2024/QH15 |
| Văn bản thừa kế nhà ở, quyền sử dụng đất | Công chứng hoặc chứng thực theo pháp luật dân sự | Điều 164 khoản 3 Luật Nhà ở; Điều 27 khoản 3 điểm c Luật Đất đai |
Hợp đồng dịch vụ, mua bán hàng hóa với khách hay nhà cung cấp thì sao? Luật Giao dịch điện tử có các điều về giao kết hợp đồng điện tử (Điều 34 đến Điều 36). Việc giao kết vẫn phải theo pháp luật về hợp đồng và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Ba loại giấy tờ nên hỏi luật sư trước khi ký
- Thuê mặt bằng không phải nhà ở (ki-ốt, gian hàng, nhà xưởng): nên hỏi luật sư hoặc công chứng viên về hình thức hợp đồng. Thuê nhà ở để làm chỗ kinh doanh: nếu tài sản thuê là nhà ở, hợp đồng thuê không bắt buộc công chứng, chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu (Điều 164 khoản 2 Luật Nhà ở); việc dùng nhà để kinh doanh còn có thể phải theo quy định khác, nên hỏi luật sư về điều kiện sử dụng.
- Thỏa thuận đặt cọc: hình thức và cách xử lý tiền cọc nên hỏi luật sư, nhất là khi số tiền lớn.
- Giấy ủy quyền: tùy việc được ủy quyền, nên hỏi công chứng viên trước khi ký.
Với ba loại này, bạn hỏi luật sư hoặc công chứng viên trước, rồi mới chọn cách ký.
Ký giấy tờ không phải công chứng trên PSign
Với giấy tờ không thuộc nhóm phải công chứng, bạn có thể gửi cho các bên ký từ xa trên PSign. Hợp đồng là một tệp PDF; với mỗi người ký, bạn cần họ tên và email.
Người ký mở email mời, nhập mã xác nhận gửi qua email, rồi vẽ hoặc gõ chữ ký. Khi đủ chữ ký, hợp đồng chuyển sang «Đã ký đủ».
Trang kiểm tra của PSign xác nhận dữ liệu kỹ thuật và sự kiện PSign ghi lại khi ký: tệp có đúng bản đã ký, ai ký, ký lúc nào.
Giấy tờ phải công chứng thì làm tại tổ chức hành nghề công chứng. Với nhà ở, chứng thực làm tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà ở (Điều 164 khoản 4 Luật Nhà ở). Công chứng điện tử cũng do công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện (Điều 62 đến Điều 64 Luật Công chứng số 46/2024/QH15).
Lưu ý
- Giấy tờ luật bắt buộc công chứng, chứng thực thì vẫn phải làm thủ tục đó, kể cả khi các bên đã ký điện tử.
- Bảng tra dựa trên văn bản luật đọc ngày 10/11/2026. Luật sửa đổi sau ngày này có thể đổi kết quả.
- Trường hợp của bạn không có trong bảng, nên hỏi luật sư hoặc công chứng viên.
- Mẫu đặt cọc và mẫu thuê nhà / mặt bằng có ghi chú riêng về trường hợp nên hỏi luật sư.
Tải mẫu văn bản
Mỗi mẫu là văn bản tham khảo, bạn tự điều chỉnh theo thực tế. Ô thông tin các bên có sẵn ô email để nhận thư mời ký.
- Mẫu hợp đồng thuê nhà / mặt bằng: tải bản Word · tải bản PDF
- Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa / tài sản / mặt bằng: tải bản Word · tải bản PDF
- Mẫu hợp đồng cung ứng dịch vụ / mua bán hàng hóa: tải bản Word · tải bản PDF
- Mẫu thỏa thuận đặt cọc (không dùng cho nhà đất): tải bản Word · tải bản PDF
Căn cứ pháp lý
- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, áp dụng từ 01/07/2024: Điều 1 khoản 3, Điều 9 khoản 2, Điều 23 khoản 1, Điều 34 đến Điều 36.
- Luật Nhà ở số 27/2023/QH15, áp dụng từ 01/08/2024 theo Luật số 43/2024/QH15: Điều 164.
- Luật Đất đai số 31/2024/QH15, áp dụng từ 01/08/2024 theo Luật số 43/2024/QH15: Điều 27 khoản 3.
- Luật Công chứng số 46/2024/QH15, áp dụng từ 01/07/2025: Điều 62 đến Điều 64.
Việc cần làm tiếp
Trước khi ký, bạn đối chiếu giấy tờ với bảng tra. Giấy tờ không phải công chứng thì tải mẫu, điền thông tin và email các bên, lưu thành tệp PDF rồi gửi ký trên PSign.
Nếu doanh nghiệp đã dùng Pinvoice hoặc Pinance, đừng tạo tài khoản mới: tài khoản mới sẽ thuộc một doanh nghiệp khác, tách khỏi đồng nghiệp của bạn. Hãy đăng nhập bằng tài khoản đang có, rồi gửi đề nghị cấp quyền P-Sign.
Hỏi đáp
Hợp đồng thuê nhà ở có phải công chứng không?
Không bắt buộc. Theo Điều 164 khoản 2 Luật Nhà ở số 27/2023/QH15, thuê nhà ở không phải công chứng, chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu.
Ký điện tử hợp đồng mua bán nhà có thay được công chứng không?
Không. Mua bán nhà ở phải công chứng hoặc chứng thực (Điều 164 khoản 1 Luật Nhà ở). Bản điện tử chỉ đáp ứng khi được công chứng hoặc chứng thực đúng thủ tục (Điều 9 khoản 2 Luật Giao dịch điện tử).
Đặt cọc thuê nhà có cần công chứng không?
Nên hỏi luật sư hoặc công chứng viên, nhất là khi số tiền lớn. Mẫu thỏa thuận đặt cọc của Pinance dùng cho thuê nhà, mặt bằng, mua hàng hóa, dịch vụ; không dùng cho nhà đất.
Trang kiểm tra của PSign có phải công chứng điện tử không?
Không. Trang xác nhận dữ liệu kỹ thuật và sự kiện ký mà PSign ghi lại. Công chứng điện tử do công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện.
Đọc thêm
- Hộ kinh doanh thuê mặt bằng: cần ký những giấy tờ gì
- Hợp đồng nhiều người ký: gửi lần lượt qua email, theo dõi đến khi ký đủ
- Giới thiệu PSign trên trang chủ pinance.vn
