Cập nhật ngày 13/10/2026.
Nhiều hộ kinh doanh bắt đầu đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) cho người lao động hoặc cho chính chủ hộ hỏi: có phải mua phần mềm BHXH, có phải có chữ ký số mới nộp được hồ sơ không. Bài này trả lời theo câu chữ Luật BHXH và nghị định hướng dẫn.
Trả lời ngắn: Luật BHXH và Nghị định 158/2025/NĐ-CP không có điều khoản bắt hộ kinh doanh mua phần mềm hay phải có chữ ký số. Hồ sơ là tờ khai. Giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương giao dịch bằng bản giấy, nên nộp giấy vẫn là một cách hợp lệ.
- Hồ sơ: tờ khai của người sử dụng lao động kèm danh sách người lao động, và tờ khai của người lao động.
- Hai đường nộp cho chủ hộ: qua hộ kinh doanh, hoặc trực tiếp với cơ quan BHXH.
- Điện tử: thực hiện khi có đủ điều kiện giao dịch điện tử; kênh cụ thể hỏi cơ quan BHXH nơi đăng ký.
Sản phẩm: Pinance giúp phát hành và quản lý hóa đơn điện tử. Số liệu doanh thu trên hóa đơn đã xuất giúp chủ hộ theo dõi doanh thu năm, căn cứ để đối chiếu các mốc thuế và BHXH.
Ai trong hộ kinh doanh phải đóng BHXH bắt buộc
Người lao động của hộ. Điểm a khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 41/2024/QH15: người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, kể cả hợp đồng có tên gọi khác nhưng có trả công và quản lý. Khoản 3 Điều 2 nêu hộ kinh doanh là người sử dụng lao động. Theo khoản 1 Điều 28, người sử dụng lao động kê khai, nộp hồ sơ trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia.
Chủ hộ. Điểm m khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 41/2024/QH15: chủ hộ kinh doanh của hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh tham gia theo quy định của Chính phủ. Điểm a khoản 2 Điều 3 Nghị định 158/2025/NĐ-CP: chủ hộ có đăng ký kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai; điểm b: các chủ hộ còn lại tham gia từ ngày 01/07/2029.
Mốc doanh thu trên 01 tỷ đồng với chủ hộ là hướng dẫn của công văn. Công văn 2792/BHXH-QLT ngày 28/07/2026 của BHXH Việt Nam hướng dẫn: từ ngày 01/01/2026, chủ hộ kinh doanh có mức kê khai doanh thu năm trên 01 tỷ đồng nộp hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc; chủ hộ dưới mức này có thể đăng ký tham gia BHXH tự nguyện. Mức 01 tỷ đồng là ngưỡng doanh thu khai thuế của hộ kinh doanh theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP; câu nối mốc này với BHXH của chủ hộ nằm ở công văn hướng dẫn.
Hồ sơ đăng ký là tờ khai
Khoản 1 Điều 27 Luật BHXH 41/2024/QH15: hồ sơ đăng ký tham gia BHXH bắt buộc gồm tờ khai của người sử dụng lao động kèm danh sách người lao động, và tờ khai của người lao động. Khoản 2 Điều 27: chủ hộ nộp qua hộ kinh doanh thì làm theo khoản 1; chủ hộ tự nộp thì hồ sơ chỉ là tờ khai của người lao động.
Chủ hộ tự nộp cũng nộp hồ sơ trong 30 ngày kể từ ngày thuộc đối tượng tham gia (khoản 2 Điều 28).
Hai đường nộp: qua hộ kinh doanh hoặc trực tiếp cơ quan BHXH
Khoản 1, khoản 2 Điều 6 Nghị định 158/2025/NĐ-CP: chủ hộ kinh doanh đăng ký tham gia qua hộ kinh doanh theo khoản 1 Điều 28 Luật BHXH, hoặc đăng ký trực tiếp với cơ quan BHXH theo khoản 2 Điều 28. Công văn 2792/BHXH-QLT nhắc lại hai phương thức này.
Nộp giấy và nộp điện tử có giá trị như nhau
Điều 26 Luật BHXH 41/2024/QH15:
- Khoản 1: cơ quan, tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện thực hiện giao dịch điện tử thì thực hiện giao dịch điện tử.
- Khoản 2: giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với giao dịch bằng bản giấy.
- Khoản 3: chậm nhất là ngày 01/01/2027, cơ quan BHXH phải bảo đảm điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử thuộc lĩnh vực BHXH.
- Khoản 4: Chính phủ quy định chi tiết.
Như vậy, nộp điện tử là cách làm khi hộ có đủ điều kiện. Luật không đặt yêu cầu mua phần mềm riêng hay có chữ ký số để được đăng ký, báo tăng, báo giảm.
Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử
Khoản 1, khoản 3 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15: chữ ký số là một loại chữ ký điện tử. Khoản 1 Điều 23: chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng chữ ký điện tử; khoản 2: chữ ký số, chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn có giá trị pháp lý như chữ ký của người đó trên văn bản giấy.
Luật Giao dịch điện tử quy định giá trị của chữ ký số khi được dùng, không đặt yêu cầu dùng chữ ký số cho mọi giao dịch. Từng kênh nộp điện tử của BHXH có thể có yêu cầu đăng nhập, xác thực riêng; hộ nên hỏi cơ quan BHXH nơi đăng ký kênh đang nhận hồ sơ và cách xác thực của kênh đó.
Mức đóng và chu kỳ đóng của chủ hộ
Điểm a khoản 4 Điều 33 Luật BHXH 41/2024/QH15: chủ hộ đóng 3% vào quỹ ốm đau và thai sản, 22% vào quỹ hưu trí và tử tuất. Điểm b: đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH hoặc qua hộ kinh doanh, theo chu kỳ hằng tháng, 03 tháng hoặc 06 tháng một lần; hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo sau chu kỳ đóng.
Ví dụ minh họa (số tự dựng)
Hộ C bán đồ gia dụng, thuê một nhân viên bán hàng theo hợp đồng lao động 12 tháng từ ngày 01/11. Chủ hộ chưa có chữ ký số.
| Việc | Căn cứ | Cách làm theo luật |
|---|---|---|
| Đăng ký cho nhân viên | Điểm a khoản 1 Điều 2, khoản 1 Điều 28 Luật BHXH | Hộ là người sử dụng lao động, nộp tờ khai kèm danh sách trong 30 ngày kể từ 01/11 |
| Nộp hồ sơ khi chưa có chữ ký số | Khoản 2 Điều 26 Luật BHXH | Nộp bản giấy tại cơ quan BHXH; giá trị như hồ sơ điện tử |
| Chủ hộ tham gia | Điều 6 Nghị định 158/2025/NĐ-CP | Qua hộ kinh doanh hoặc trực tiếp với cơ quan BHXH |
Việc hộ kinh doanh nên làm
- Lập danh sách người lao động có hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên; tính hạn 30 ngày cho từng người.
- Xác định chủ hộ thuộc nhóm nào theo Điều 3 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, đối chiếu thêm hướng dẫn của công văn về mốc doanh thu.
- Chuẩn bị tờ khai theo Điều 27 Luật BHXH; chọn nộp qua hộ hoặc nộp trực tiếp.
- Chưa có chữ ký số: nộp bản giấy tại cơ quan BHXH nơi đăng ký.
- Muốn nộp điện tử: hỏi cơ quan BHXH nơi đăng ký kênh đang nhận và cách xác thực.
Căn cứ pháp lý
- Luật BHXH 41/2024/QH15 điểm a, điểm m khoản 1, khoản 3 Điều 2; Điều 26; Điều 27; Điều 28; khoản 4 Điều 33.
- Nghị định 158/2025/NĐ-CP khoản 2 Điều 3; Điều 6.
- Luật Giao dịch điện tử 20/2023/QH15 Điều 22, Điều 23.
- Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP (ngưỡng doanh thu 01 tỷ đồng của hộ kinh doanh).
- Công văn 2792/BHXH-QLT ngày 28/07/2026 của BHXH Việt Nam (văn bản hướng dẫn).
