Doanh nghiệp mới chưa đăng ký hóa đơn điện tử đã có hóa đơn đầu vào: danh mục kiểm tra trước khi khấu trừ

Doanh nghiệp vừa thành lập hay gặp cảnh: nhà cung cấp đã xuất hóa đơn đầu vào, kế toán muốn đưa vào khấu trừ GTGT — nhưng công ty chưa xong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (hoặc đang kẹt xác thực). Đây là câu hỏi rất hay gặp trong cộng đồng kế toán.

Thành thật trước: hai việc khác nhau. Đăng ký sử dụng HĐĐT chủ yếu để bạn phát hành đầu ra đúng quy trình. Việc nhận và kiểm tra đầu vào vẫn phải làm đủ bước — không chờ “có phần mềm xuất HĐ rồi mới dám mở file XML”.

Sản phẩm: Pinance bao quát phát hành + quản lý HĐĐT (đăng ký/luồng xuất + sổ mua vào).

Bài tổng hợp: pinance.vn/blog · Bài lõi đầu vào: 7 bước trước khi khấu trừ

---

1) Tách rõ: đăng ký HĐĐT vs nhận hóa đơn mua vào

Việc	Bạn đang ở đâu?	Việc cần làm
A. Đăng ký sử dụng HĐĐT	Chưa có thông báo chấp nhận / chưa xong xác thực	Hoàn tất Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo TT 91/2026 Điều 6 trước khi phát hành đầu ra
B. Hóa đơn đầu vào	NCC đã xuất, bạn đã nhận PDF/XML	Chạy 7 bước kiểm tra — trạng thái CQT, khớp chứng từ, MST…

Đừng nhầm: “Chưa đăng ký HĐĐT = mọi hóa đơn mua vào đều vô hiệu.” Không đủ căn cứ nếu chỉ vì bạn chưa xong tờ khai đăng ký sử dụng. Ngược lại: “Có PDF đầu vào = chắc chắn khấu trừ được” cũng sai.

---

2) Danh mục kiểm tra A — Onboarding đăng ký sử dụng HĐĐT (DN mới)

Khung NĐ 254/2026 + TT 91/2026 Điều 6 (HL 01/07/2026):

• Có MST / đăng ký thuế doanh nghiệp ổn định trước khi ĐK HĐĐT.
• Chọn TCCDV / phần mềm (hoặc hình thức gửi trực tiếp theo đúng đối tượng TT 91).
• Lập Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục III TT 91) — đăng ký / thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT.
• Gửi qua TCCDV hoặc Hệ thống thông tin quản lý thuế / Dịch vụ công Quốc gia (đúng trường hợp của bạn).
• Người đại diện hoàn tất xác thực theo yêu cầu hệ thống (email/SĐT; nhiều hướng dẫn nhấn mạnh sinh trắc / eTax Mobile trong thời hạn — đối chiếu thông báo trên cổng trước khi làm).
• Nhận thông báo chấp nhận (thường mẫu nhóm 01/TB-ĐKĐT) trước khi phát hành hàng loạt.
• Nếu bị từ chối / yêu cầu bổ sung: sửa theo lý do trên thông báo, không xuất “cho có”.

Pinance hỗ trợ luồng phát hành sau khi đăng ký được chấp nhận — vẫn do DN chịu trách nhiệm hồ sơ với CQT.

---

3) Danh mục kiểm tra B — Đã có HĐ đầu vào (làm song song, đừng xếp hàng vô hạn)

In kèm bài 7 bước:

• Lưu XML (không chỉ ảnh/PDF).
• Tra cứu trạng thái trên kênh CQT / TCCDV.
• Khớp tên–MST–địa chỉ người mua với DN bạn (đúng tư cách pháp lý hiện tại).
• Khớp hợp đồng / nghiệm thu / thanh toán.
• Cờ rủi ro: NCC HKD MST/CCCD lệch — xem tình huống NCC xuất MST cũ và hỏi đáp MST/người phụ thuộc.
• Sai sót bên bán → xử lý đúng nhánh TT 91, không tự “hủy kiểu cũ”.
• Chỉ đưa vào khấu trừ khi đủ điều kiện luật + chứng từ; kỳ nào chưa rõ thì đánh dấu chờ.

---

3b) Đang phương pháp trực tiếp, muốn sang khấu trừ?

Tách việc đổi PP GTGT (chu kỳ ổn định 02 năm — NĐ 181 Đ21 k1 a) khỏi việc kẹt đăng ký HĐĐT (đọc 01/TB-ĐKĐT). Danh mục kiểm tra 2 nhánh: Đổi GTGT trực tiếp → khấu trừ & ĐK HĐĐT.

4) Sai sót thường gặp

1. Chờ xong ĐK HĐĐT mới chịu mở file đầu vào → dồn cuối tháng, mất thời gian đối soát.
2. Nghĩ chưa ĐK HĐĐT thì không được nhận HĐ mua vào.
3. Nhét khấu trừ khi HĐ chưa hợp lệ trên CQT / lệch chứng từ.
4. Kẹt sinh trắc / xác thực đại diện → trì hoãn cả đầu ra lẫn đối soát mua vào.
5. Quên cập nhật thông tin đăng ký khi đổi địa chỉ / đại diện (cùng mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT — thay đổi).

---

5) Bước tiếp theo

• Bài tổng hợp: pinance.vn/blog
• 7 bước đầu vào · thời điểm lập · đối soát CQT
• Pinance giúp phát hành + quản lý hóa đơn điện tử sau khi đăng ký xong; căn cứ cuối cùng là xác nhận của cơ quan thuế.

---

Nguồn

1. TT 91/2026/TT-BTC Điều 6 — Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III
2. NĐ 254/2026/NĐ-CP
3. Luật 108/2025/QH15 (kê khai / quản lý thuế)
4. Bài đang đăng: https://pinance.vn/hoa-don-dau-vao-7-buoc-truoc-khau-tru/